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Excel表格简单应用的分享

时间:2012-07-06 19:41:52
作为一名销售支持,Excel是每天都必须接触的,接触的时间一长,总喜欢给表格换颜色,一次一次的研究各种表格的操作以及颜色的搭配,好的表格能让人一眼就好感倍增,觉得够专业够水准。如何制作一份整洁大方的表格,让阅读者识别到你的用心呢,很简单,只要你会操作基本的Excel技巧即可。今天就说说我是如何制作一张表格的。

截张图给大家看一下最近给技术部制作的一张表格。相信你肯定一眼就能看出这是怎么做出来的,这些都是最基本的Excel技巧,重点是在于表格的色调。



 一、字体的选择

一般情况下,常规的Excel在新建文档时默认的字体为宋体,12磅。相对中文字体来说,在100%的显示比例下还是不错的,但英文和数字,则会显得不是那么圆滑工整。我个人一般在有数字和英文的表格里,使用Arial,8~10磅,或是Verdana,这样显示的效果比较好,而且在大部分电脑上显示时也不会变形。一般大家都在用Excel默认的字体,很少想到去改变它,但为了显示专业性,有时候我们需要打破常规。

 二、网格线的取舍

Excel默认情况下显示的是灰色网格线,而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。对我个人而言,我很不喜欢网格线,灰色的背景网格线会给人一种这是一张满满的以数据为主的表格的潜在暗示,视线的重点很容易就被转移。而去掉网格线则会使重点落到工作表的内容上,削弱背景表格线的作用。所以,别犹豫,在“视图”—“显示网格线”前面的框框里打上一个小勾吧。

 三、适当的线宽

背景选择白色之后,框住内容的表格线的宽度也会影响阅读者的心理。最简单的就是使用外粗里细的搭配方法,即粗边框+细内线。操作上需要点击边框选项卡里的样式里自行选择。但建议不要为了方便省事直接全使用粗线或是全部细线。一般情况下,粗线太多会让人觉得表格不够干净,显得粗鲁;而完全用细线则无法很好的体现表格的内容分布。为了更好的区分行列内容,我往往会在设置横线时使用虚线,这样每一列都能容易区分开来。

 四、单元格的背景色

如果你经常关注各种表格,不难发现,专业的图表所使用的颜色让人一看就觉得整洁、大方,专业一词跃然脑中。专业的图表往往会使用自己选定的颜色,形成一种自然的风格,重点就在于要突破Excel默认的颜色。一般情况下,Excel提供7行、8列,一共56个单元格的填充颜色。要想改变这些默认的颜色,就必须使用到菜单中的“工具”—“选项”—“颜色”,你可以从中选择颜色模板。当然,这个前提条件是你得知道你所喜欢的颜色的RGB颜色代码。可以自己一下取色的小工具,或者我直接告诉你一个简单的方法。这个方法适用于在WPS中。在WPS中有一个“表格样式”,里面很多搭配好颜色的表格可供你选择,你可以从中选出你喜欢的,然后你会发现在颜色选项卡里会显示出这些颜色的填充栏。不过,这有个局限性,就是只对当前表格有用,如新建的文档则会还是遵从默认颜色,要打破这一常规,建议使用保存和复制颜色模板,使用宏代码运行配置好的颜色,那么每新建一个表格就能显示出我们配置好想用的颜色,这里就不详细介绍了,等我研究出来后再进行分享。

 五、用色的搭配

颜色如何搭配得好看也是需要用心留意的。我个人在搭配颜色时会选择冷色系的,以同一色系的颜色不同的深浅搭配不但能突出列表项目和内容的主次,也能很好的缓和视疲劳。太突兀的颜色搭配往往让人觉得很伤神,很刺眼,这样体验度就不好了。当然,也可以尝试大胆的配色,前提是能搭配得好,分享一些我觉得很赞的图表,希望以后我对此类图表能得心应手的运用出来。
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